Año:
2012
Área: Herramientas de Gestión
Nivel: MEDIO
Horas Programadas: 8
País de origen: Venezuela estado Aragua (Villa de Cura)
En este curso aprenderemos como realizar un presupuesto, sea esta empresarial, familiar o personal. Además conoceremos la teoría necesaria para comprender los elementos que implica su elaboración y veremos ejemplos visuales de los tipos de presupuestos.
En este curso se entregarán las herramientas básicas para elaborar cualquier presupuesto de forma adecuada y que funcione de forma óptima y eficaz para cumplir las metas que nos proponemos alcanzar, ya sea en un proyecto o para algunas compras que debemos realizar.
Área: Herramientas de Gestión
Nivel: MEDIO
Horas Programadas: 8
País de origen: Venezuela estado Aragua (Villa de Cura)
En este curso aprenderemos como realizar un presupuesto, sea esta empresarial, familiar o personal. Además conoceremos la teoría necesaria para comprender los elementos que implica su elaboración y veremos ejemplos visuales de los tipos de presupuestos.
En este curso se entregarán las herramientas básicas para elaborar cualquier presupuesto de forma adecuada y que funcione de forma óptima y eficaz para cumplir las metas que nos proponemos alcanzar, ya sea en un proyecto o para algunas compras que debemos realizar.
Cabe destacar que la
teoría que verás sobre presupuesto en este curso esta basada principalmente en
los presupuestos para empresas; sin embargo, al final veras que esa información
de dará las bases adecuadas para aplicarla con éxito un presupuesto familiar o
personal, pues son teorías que debemos conocer previamente para elaborar
cualquier presupuesto que nos propongamos ejecutar.
Es importante saber
que el presupuesto es muy importante elaborarlo tanto persona natural como
jurídica (empresas) para así anticiparse al futuro y organizarse en sus todos
los aspectos.
Para citar este curso o parte de el puede utilizar el siguiente formato:
ASDJES (2012) Elaboración de Presupuestos, Curso electrónico gratuito. [Documento en Línea] disponible: http://asdjes.blogspot.com/2012/12/presupuestos.html
El
presupuesto es necesario para la administración financiera de una empresa, pues
ayuda a planificar, desarrollar y controlar la efectividad y eficiencia de la
organización. Este documento anticipa los resultados que se van a obtener para
tomar decisiones a tiempo y prever igualmente las necesidades de financiamiento
para llevar a cabo las acciones que lleven al logro de los objetivos.
En
definitiva, se puede decir que el presupuesto es un documento que traduce un
plan o una planificación en términos monetarios. Esta herramienta mostrará
cuanto dinero se necesita gastar para llevar a cabo tu plan de acción y cuanto
dinero necesita generarse para cubrir los costos y obtener un rendimiento sobre
lo invertido. Consiste en una estimación.
Un
presupuesto es cambiable cuando sea necesario, siempre que sea con conciencia.
Esta herramienta debe ser consultada constantemente para comprobar y controlar
los gastos y planes, por eso es clasificada dentro de las herramientas
administrativas esenciales en toda organización.
Para
su elaboración es necesario conocer visión, misión y capacidad de la empresa, las
estrategias y planes de la organización y sus implicaciones en general. Además,
tener una amplia visión de los gastos que incurrirán en un plazo no mayor a un
año, esto se logra a través de un adecuado sistema
de contabilidad donde la empresa deberá tener un catálogo de cuentas y un
instructivo claro sobre los procedimientos para elaborar un presupuesto, sus
estados financieros tanto proyectados como logrados, definir el alcance del
proyecto con respecto a los objetivos propuestos y las fases para el desarrollo
del proyecto.
Es
importante no improvisar en su elaboración, más bien, éste debe estar basado en
claros propósitos y buena planificación. Por ello, es estratégico tener un
equipo presupuestario que comenten y discutan el contenido del presupuesto para
su control y evaluación. Este personal debe ser competente para tomar decisiones
y asumir la responsabilidad de la actividad financiera de la organización a
través del proceso presupuestario, lo cual debe estar compuesto por:
*
Director financiero y/o contable
*
Director del proyecto
*
Comité de finanzas
Lo
ideal es tener un personal con destrezas financieras dentro de tu empresa para
que asesore en la elaboración del presupuesto.
Todo
presupuesto debe implicar a todos los departamentos que conformen la empresa
con el fin de obtener un presupuesto general, y a su vez, cada departamento o
sucursal debe ser capaz de ver como su presupuesto encaja con ese general. Para
ello, toda empresa deberá tener un
manual donde se establezca: forma de presupuestar, funciones de cada
personal, tiempo o periodo que abarcará el presupuesto y tipos de presupuestos
necesarios a elaborar, tiempo determinado de entrega del presupuesto.
Todo presupuesto es importante
porque:
* Disminuye
la incertidumbre
*
Señala cuales son las metas que se debe alcanzar
* Te
indica cuanto dinero se necesita para ejecutar tus actividades y en qué
momento.
* Te
obliga a realizar un seguimiento sobre tus gastos y mostrar las consecuencias
de tu planificación.
* Te
permite controlar tus ingresos y gastos.
*
Permite identificar algún problema que surja.
*
Proporciona control en las actividades a desarrollar por cada integrante del
equipo delegando funciones
*
Presenta una buena base para la contabilidad, pues, se puede ver las posibles
discrepancias entre gastos e ingresos y, por ende, verifica los resultados
obtenidos sobre la marcha
* Es
documento obligatorio y necesario para fundamentar alguna solicitud de dinero,
préstamo u otro medio que adquieras para financiar tu proyecto.
*
Sirve como medida de los logros o fracasos y muestra las fallas que se
incurrieron.
En general, los presupuestos son
importantes porque tienen como objetivo ayudar a las organizaciones (empresas)
en aspectos como: previsiones sobre todo lo necesario para ejecutar un
proyecto, organización dentro de la empresa, marca un camino a seguir, permite
que se planee lo de forma cuantitativa lo que se producirá o venderá, que se
coordinen e integren, y les proporciona control sobre sus operaciones
productivas y financieras.
A continuación veremos los pasos por
los cuales siguen las empresas para llegar a un presupuesto.
Aunque esto no se queda aquí. Una vez presupuestado el plan de
operaciones se entra en un ciclo continuo que debe ser verificado, controlado y
vigilado constantemente. Este ciclo comprende:
Sin embargo, hay que tomar en cuenta
en todo momento los factores externos que afectan al presupuesto y sus
resultados esperados. Entre estos factores el que más destaca es la política
económica actual del país, pues todas las operaciones que realicen las
organizaciones se verán influidas por estas.
Costo
o coste es el precio o
sacrificio que se debe pagar para lograr un objetivo, o para llevar a cabo un
proyecto o idea de negocio.
Los
costes determinan cuánto costará poner en marcha un plan operacional, y esos
costos los financiarás a través de aportaciones de otras empresas,
instituciones financieras o personas. Por eso, un cálculo meticuloso ayuda a
desarrollar un presupuesto preciso y ayuda a seguir y controlar los costos
reales.
Existen diferentes tipos de costes,
lo cual es importante conocer su clasificación para tener claro cuales son
nuestros costes directos, indirectos, los no necesarios y los que requieren
financiamiento urgente para cubrir las necesidades del proyecto.
Las categorías que deben incluirse
en el presupuesto dependerán de las fuentes de ingreso que decidimos,
financiará nuestro proyecto o empresa. Igualmente, los costos en una empresa u
organización dependerán de la función que cumple el negocio. Entre los tipos de
costes se encuentran:
1. Clasificación según su función dentro de la organización
Costos de Producción o fabricación
Estos costos son necesarios asumirlos para la adquisición de bienes
materiales o materias primas que permiten que se lleven a cabo un proceso
productivo mediante el empleo de un proceso de transformación.
Por ejemplo
* Costos de materiales directos e indirectos
* Costo de mano de obra directa e indirecta
* Costo de mano de obra directa e indirecta
* Costo de la materia prima y materiales que intervienen en el proceso
productivo
* Sueldos y salarios del personal de producción.
* Depreciaciones de equipos productivos
* Costo de los Servicios Públicos que intervienen en el proceso
productivo.
* Costos de almacenamiento, depósito y expedición.
Costos de distribución o comercialización
Estos costos van de la mano con los costos de producción o fabricación
pues, son necesarios para cumplir con todo el proceso operacional de la empresa.
En este grupo se incluyen los llamados costos del período porque posibilitan la
comercialización del producto terminado. Ella asegura la generación de demanda
de nuestros productos.
Ejemplo de estos costos son:
* Costos de ventas
(Formula: CV= Inventario inicial +
compras + fletes + gastos de importación + otros gastos de compra – (rebajas +
devoluciones) – Inventario final)
Teniendo
presente esta clasificación de los costes podremos a continuación proceder a
llenar el formato para la elaboración de costos, lo cual, a través de un
análisis previo de nuestras funciones (de la empresa), colocaremos en este
formato los costos que se van a incurrir para lograr un objetivo planeado
anticipadamente. Cada formato se personaliza con cada una de las listas de
costos de acuerdo a la categoría que incluye nuestra empresa u organización.
* Sueldo del personal del área comercial
* Costos de publicidad
* Costos de amortización
* Costos de los servicios de transporte para obtener las ventas
Costo de
Administración y de empleo de personal
Son aquellos costos generales, necesarios para una buena gestión del negocio. Entre ellos se encuentran:
Son aquellos costos generales, necesarios para una buena gestión del negocio. Entre ellos se encuentran:
* Salario de personal
directivo
* Honorarios
profesionales
* Amortización de
equipos y oficinas
* Servicios Públicos
correspondientes al área administrativa.
* Gastos por viaje de
equipo directivo
* Alquiler de
oficina.
* Papelería e insumos
propios de la administración
Costo de
financiamiento
Son los necesarios para mantener las operaciones del negocio, es decir,
los correspondientes para la obtención de financiación al negocio. Por ejemplo:
* Pagos de intereses.
* Comisiones y otros gastos bancarios.
* Impuestos derivados de las transacciones financieras.
* Pagos de seguros
Costes de Inversión
Los que nos cuestan en
invertir en bienes y servicios necesarios para el crecimiento de la empresa y
su permanencia en el tiempo.
2. Clasificación según su grado de variabilidad en su nivel de actividad
Estos costos dependen del nivel productivo o de ventas que tenga la
empresa en un tiempo determinado. Entre ellos se encuentran:
Costos Fijos
En estos costos, el importe permanece constante, independiente del nivel
de actividad de la empresa. Es decir, se produzca o no bienes y servicios,
estos generarán costos. Ejemplo:
* Alquileres
* Amortizaciones o depreciaciones
* Seguros
* Impuestos fijos
* Servicios Públicos
* Sueldo y cargas sociales de encargados, supervisores, gerentes, etc.
Costos Variables
Estos costos dependen del nivel de producción. Por ejemplo:
* Mano de obra directa (a destajo, por producción o por tanto).
* Materias Primas directas.
* Materiales e Insumos directos.
* Impuestos específicos.
* Envases, Embalajes y etiquetas.
* Comisiones sobre ventas.
Clasificación según su asignación
Costos Directos
Estos costos se asignan directamente a una unidad de producción. Por lo
general se asemejan a los costos variables.
Costos Indirectos
Son aquellos que no se pueden asignar directamente a un producto o
servicio, sino que se distribuyen entre las diversas unidades productivas mediante
algún criterio de reparto. En la mayoría de los casos los costos indirectos
son costos fijos.
Clasificación según su comportamiento
Costo Variable Unitario
Es el costo que se asigna directamente a cada unidad de producto.
Comprende la unidad de cada materia prima o materiales utilizados para fabricar
una unidad de producto terminado, así como la unidad de mano de obra directa,
la unidad de envases y embalajes, la unidad de comisión por ventas, etc.
Costo
variable unitario= Costo variable total / cantidad producida
Costo Variable Total
Es el costo que resulta de multiplicar el costo variable unitario por la
cantidad de productos fabricados o servicios vendidos en un período
determinado; sea éste mensual, anual o cualquier otra periodicidad.
La fórmula del costo variable total es la siguiente:
Costo
Variable Total = Costo Variable Unitario X Cantidad producida
Para el análisis de los costos variables, se parte de los valores
unitarios para llegar a los valores totales.
En los costos fijos el proceso es inverso, se parte de los costos fijos
totales para llegar a los costos fijos unitarios.
Costo Fijo Total
Es la suma de todos los
costos fijos de la empresa
Costo Fijo Unitario
Es el costo fijo total dividido por la cantidad de productos fabricados
o servicios brindados.
Costo
fijo Unitario = Costo Fijo Total / Cantidad
Costo Total
Es la suma del Costo Variable más el Costo Fijo. Se puede expresar
en Valores Unitarios o en Valores Totales
Costo
Total unitario = Costo Variable unitario + Costo Fijo unitario
Costo Total = Costo Variable Total + Costo Fijo Total
Costo Total = Costo Variable Total + Costo Fijo Total
Teniendo definido los costos por clasificación, se debe determinar los
costos primordiales y los que ameritan financiamiento inmediato para así
solicitar préstamos bancarios o a inversionistas, solicitar donaciones,
realizar campañas, crear suscripciones o cualquier otra fuente de ingresos que
considere sea la más adecuada. Esto es claro, posterior a una planeación de objetivos
por lograr.
De allí surge el
presupuesto. Luego de analizar y calcular razonablemente por separado los
costos que incurre la empresa y determinar la fuente de ingresos que más se
adapta a las necesidades de la organización, se procederá a elaborar el
presupuesto. En ella se reflejará igualmente los ingresos que se necesitan
percibir para lograr esos objetivos propuestos alcanzar.
Cabe destacar, que si
el negocio tiene años en funcionamiento, una buena estrategia para controlar
los costos es la comparación de los mismos costos por año (comparar los costos
de este período con el período anterior) y así sacar el porcentaje de variación
satisfactorios o de pérdidas de estos.
Es importante resaltar
que, para la elaboración de un presupuesto primero se debe conocer los tipos de
presupuestos que existen, es decir, existen diferentes formas de presentarlos.
Estos van a depender de las unidades o departamentos que tenga la empresa,
pues, cada una se adapta a sus actividades para determinar datos importantes
para cada área de operación dentro de la organización.
Según la Entidad.
a) Públicos: Son realizados por el Gobierno y
Empresas Descentralizadas para cuantificar los recursos necesarios que lleven a
la operación normal, inversiones y gastos públicos en el país. Estos
presupuestos se realizan en base a sus gastos debido a que el estado debe
proporcionar los medios para la satisfacción de las necesidades de sus
habitantes, por lo tanto, se debe planificar como cubrir todas las erogaciones.
b) Privados: Son las que elaboran las empresas
privadas para determinar sus ingresos y establecer medios y medidas para llevar
a cabo la planificación de sus actividades para el logro de los objetivos. El fin
primordial de las empresas de elaborar un presupuesto es la obtención de
utilidades al tiempo que se proporciona un bien a la sociedad con la mayor eficiencia
y eficacia posible.
Por su Contenido.
a) Principales: Son los que integran los presupuestos
auxiliares de cada departamento de forma resumida, es decir, su estructura esta
conformada en el resumen de todas sus partes como un todo.
b) Auxiliares: Muestran las operaciones estimadas de
cada uno de los departamentos que conforman la empresa. Son una parte del
presupuesto principal.
Por su Forma.
a) Flexibles: Son aquellos que se elaboran para
diferentes tipos de actividades, por lo tanto, anticipan posibles variaciones que puedan
surgir por cualquier circunstancia. Dichas variaciones se expresan fijando
porcentajes de acuerdo a una base determinada.
b) Fijos: Están elaborados para un único nivel
de actividad, por lo tanto, no permiten cambios ni ajustes. Sin embargo, estos
deben ser revisados periódicamente para verificar que se están cumpliendo en su
tiempo estipulado.
Por su Duración.
a) A corto plazo, si el ciclo de operación abarca un
año o menos.
b) A largo plazo, los cuales se elaboran para más de un
año y máximo 5 años.
a) De Posición Financiera: En ellos se muestra la situación
financiera que tendrá la empresa en el futuro, en caso de que se cumpla con lo
previsto.
b) De Resultados: Este presupuesto va a mostrar las
utilidades a obtener en caso de que se cumplan las condiciones previstas.
c) De Costos: Reflejan, para un período futuro, las
erogaciones que se van a efectuar. Para su preparación se toman como base los
pronósticos de ventas.
a) De Promoción: Este tipo de presupuesto viene siendo
una forma de proyecto financiero y de expansión. Se elabora en base a los
ingresos y egresos que se llevarán a cabo en el período presupuestal.
b) De Aplicación: Son presupuestos que muestran la
distribución que tendrán los recursos con que cuenta la empresa. Generalmente
se elaboran para solicitar un crédito.
c) Por Programas: Los presupuestos determinan los gastos
en los que van a incurrir los departamentos en base a las actividades que
llevarán a cabo para cumplir con su programa. Estas erogaciones se dividen en:
-
Gastos de funcionamiento, es decir, aquellas erogaciones necesarias para cumplir
con una función mediante la fijación de metas, y para cuya realización se
emplearán tanto recursos materiales como humanos y financieros.
-
Gastos de inversión, aquellas erogaciones que se van a realizar para aumentar
la capacidad operativa de la empresa.
Este
tipo de presupuestos es utilizado generalmente por el sector público o por
organizaciones sin fines de lucro, como una herramienta de planificación y
control. Esto se debe a que el gobierno está dividido en secretarías de acuerdo
a las funciones que realiza, y así cada una de ellas determinará cuales serán
las erogaciones que tendrán durante el año siguiente.
d) Base Cero: Este tipo de presupuestos evalúa cada
año los programas y gastos que llevará a cabo la entidad, sin tomar en
consideración las experiencias pasadas. Para su elaboración se procede como
sigue:
-
Identificación y análisis de las actividades que realiza la empresa, y las
nuevas a realizar, en Paquetes de Decisión (documento que Identifica y describe
una actividad específica).
- Evaluación
de paquetes de decisión por medio de la relación costo-beneficio.
-
Asignación de los recursos conforme a los puntos anteriores.
Según campo de aplicabilidad en la
empresa.
a) De operaciones o económicos: (vea
Presupuesto económico) en
ella se encuentran: los presupuestos de ventas, de producción, de compras, de
flujo de caja (esta ultima se elabora al tener los demás presupuestos listos).
Una característica de estos presupuestos es que se pueden presupuestar a más de
1 año, es decir, a largo plazo. En resumen, estos presupuestos representan toda actividad que genere ingresos, egresos y muestra los resultados de operación contable.
b) Presupuestos financieros: (vea
Presupuesto financiero) incluyen
los presupuestos de tesorería (estimaciones de fondos disponibles en caja o
banco) y los presupuestos de erogaciones de capital (controla las inversiones
en activo fijos).
Según las prioridades de la empresa.
a) Presupuestos de supervivencia: ayudan a adoptar un régimen para
cubrir las prioridades para sobrevivir ante una situación de depresión.
b) Presupuestos óptimos: aplican en los casos en que haya un
excedente monetario. En estos presupuestos se brinda la oportunidad de realizar
nuevas inversiones en bienes, franquicias u otros.
Una vez definido el tipo de
presupuesto que necesitamos, es importante tener presente que para un
presupuesto exacto y confiable es necesario elaborarlo en base a una
información detallada y realista que convierta a nuestro presupuesto en una
base sólida de aplicabilidad y efectividad. Para ello, nos basaremos en
recursos materiales, humanos y de destrezas para lograrlo.
Entre los recursos mencionados
anteriormente se tienen; los costos obtenidos directamente de las actividades
operacionales de la empresa, es decir, la misma operación de venta o producción
nos indicará cuanto nos cuesta producir o vender un producto, o a través de
encuestas o análisis del mercado que nos indicará en cuanto esta los productos
de la competencia en el mercado. En base a ellos, podremos cuantificar de forma
aproximada a la realidad los costos que se incurrirán para llevar a cabo un
proyecto (recuerde que el presupuesto es una proyección del futuro sobre gastos
e ingresos).
Es
importante que al finalizar de recopilar la información de costos que
conformará en el presupuesto, este se simplifique en un resumen donde muestre
básicamente:
TOTAL INGRESOS
COSTO DE VENTAS *
MARGEN BRUTO DE VENTAS
GASTOS EN MARKETING Y VENTAS
GASTOS GENERALES Y ADMINISTRACIÓN
OTROS GASTOS
AMORTIZACIONES
BENEFICIOS OPERATIVOS ANTES DEL I.S.L.R.
RESULTADO DE OPERACIÓN
*
En la sección COSTO DE VENTAS variará de
acuerdo al tipo de empresa, ejemplo, si es una empresa de servicio, estas no
manejan inventarios de bienes para la venta, por lo tanto, a los ingresos
totales se le restan los gastos generales y administración. En las empresas de
compra – venta de bienes si se toman en cuenta los costos de ventas, y en las
empresas industriales (fábricas) se reflejan son COSTOS DE PRODUCCIÓN
Y estas a su vez, deben mostrarse en
gráficas donde lo más importante sea determinar el margen bruto en ventas
(estas son las ventas menos los costos de ventas), la rentabilidad de
operaciones (resultado de operación entre cantidad gastada para llevar a cabo
el proyecto) y el punto de equilibrio (en este gráfico de punto de equilibrio
se mostrará la cantidad de ingresos que debe percibir la empresa como mínimo
para cubrir todos los gastos y lograr los objetivos). (Ver COMO OBTENER PUNTO DE EQUILIBRIO)
Por este motivo, se procede
previamente a clasificar los costos por categoría, pues nos facilita organizar
el presupuesto por departamento o área (presupuestos parciales) y
posteriormente pasarlo al presupuesto general (integración de todos los
presupuestos parciales). Estas categorías estarán agrupadas de acuerdo a las
actividades que realicen en la empresa y sus necesidades y proyectos a
ejecutar. Igualmente, cabe destacar que, todo presupuesto se adapta al
propósito que tenga la empresa y por ende, debe elaborarse de acuerdo a ello,
como por ejemplo; si se necesita presupuestar unas compras o ventas,
pronosticar tus ingresos y/o egresos, la producción, la tesorería o flujo de
caja, etc. (para más información ver
TIPOS DE PRESUPUESTOS)
Cabe aclarar que estas reglas no son
estrictas en su utilización, más bien su fin es proporcionar un tipo de
dirección para tratar situaciones comunes.
1.
Divide el presupuesto anual en meses, esto ayuda a vigilarlo y controlarlo.
Además, facilita controlar el flujo de dinero.
2. Si
tu proyecto es a largo plazo, pronostica máximo 5 años en un mismo presupuesto,
proporcionando cada columna a cada año. Aunque toma en cuenta el factor
inflación de acuerdo a estimaciones con años anteriores (estimar la inflación
de los próximos años de acuerdo a tendencias de años anteriores)
3.
Incluye entre tus gastos: * Costos iniciales; estos implican gastos incurridos
en la constitución de la empresa como por ejemplo; las mudanzas, pagos a
abogados, contadores, trámites, etc. * Costos por investigaciones; como
asesorías, evaluación de proyectos, evaluación de necesidades, estudios de
mercado, planificación marketing, costos de seguimiento y control, etc. *
Gastos en búsqueda de personal; como contrataciones, publicaciones por radio,
periódico, etc. * Gastos en instalaciones; como implementación de sistemas
informático administrativo, instalación de sistemas contables, otros costos
adquiridos antes de iniciar operaciones normales.
4.
Incluir en los presupuestos (en forma de anotación al final del presupuesto,
así como en el balance general) las aportaciones y/o donaciones en especie o
monetario adquiridos. Esto reduce los gastos.
5.
Anotar el monto de cada clasificación de costes que más se aproximen a la realidad,
para ello, asegúrate muy bien sobre los precios del mercado. Un buen método es
hacer una lista de posibles proveedores o empresas que formarán parte de tu
competencia y realizar llamadas para asegurarte de los precios que mantienen
ellos sobre productos o servicios similares a los tuyos y sacar una media para
establecer tus precios aproximadamente. Toma en cuenta cualquier noticia que
escuches como aumentos de salarios, de inflación, tasas de interés, u otros que
afecten esos precios.
6.
Conserva tus métodos de cálculo en el tiempo, es decir, si tienes un método
para sacar tus gastos, debes aplicarlo en el tiempo. (Este es uno de los
principios contables en contabilidad, son los llamados principio de la
consistencia)
7.
Conservar todas tus anotaciones, esto te sacará de apuros a la hora de dudas
para consultar y/o comparar. (Estas incluyen ideas que se te ocurrieron por
algún evento que vistes o anotaciones improvisadas en un papelito que agarraste
por allí)
Con estos puntos podrás elaborar un
presupuesto con base firme y veraz para aplicar con confianza en tu proyecto a
ejecutar.
Sin embargo, toda elaboración de un
presupuesto debe basarse en técnicas que se usarán de acuerdo a las necesidades
de la organización o empresa. Estos son:
1. Presupuestos acumulativos o maestros: donde tienen una
base de comparación con respecto a un año (como los cálculos de la inflación
que presenta el BCV, estos tienen base 1997, es decir, información histórica).
En estos presupuestos se colocan en un mismo formato varios años (máximo 5
años), de acuerdo a la duración del proyecto, prediciendo la inflación para
cada año. (Ver ejemplo)
Sus
componentes básicos son:
PRESUPUESTO
DE OPERACIÓN
-
Presupuesto de venta
-
Presupuesto de producción
-
Presupuesto de compras de materiales
-
Presupuesto de mano de obra
-
Presupuesto de gastos generales
-
Presupuesto administrativo
-
Presupuesto de inversiones
-
Presupuesto financiero (ver más)
Este presupuesto suele no ser muy
recomendado por su poca precisión; pero es ideal para organizaciones donde sus
actividades no varíen mucho a través de los años (lo cual es muy difícil que
así sea).
2. Presupuesto de inicio cero: Estos suelen iniciar desde
cero en cada año. Ello lo convierte en un presupuesto preciso y detallado; pero
que requiere de más dedicación y tiempo. (Ver ejemplo)
Es recomendado para empresas nuevas
o de alto dinamismo o actividad.
3. Presupuesto por programa: estos presupuestos se enfocan
en el análisis de ingresos y gastos de cada proyecto, es decir, por resultados.
(Ver ejemplo)
Estos son aplicables en negocios que
basen sus actividades por proyectos, pues estos potencian la asignación de
recursos de forma eficiente, eficaz y efectiva que garantizan el logro de sus
objetivos de forma óptima.
Como sabemos, los presupuestos
muestran los ingresos, los gastos y las situaciones financieras de las empresas
de forma anticipada, por lo tanto, existe la posibilidad que se produzcan
aumentos de los precios antes de ser llevada a cabo la acción prevista en el
proyecto y en el presupuesto elaborado, por ello, es importante calcular los
costes del presupuesto incluyendo estas previsiones de antemano y una
contingencia de un 10% del total del presupuesto anual.
Igualmente, cabe destacar que cada
presupuesto debe adaptarse a las necesidades del proyecto (como ya se ha
mencionado muchas veces antes), es por eso que estos deben elaborarse de acuerdo
al usuario que lo utilizará o necesitará. Ejemplo:
* Un
presupuesto para los donantes o los que nos financiarán el proyecto. Este
presupuesto debe ser flexible y poco detallado, sin embargo, es importante
incluir notas al final del presupuesto que expliquen algunas cuantías o
artículos de referencia con el fin de proporcionar un presupuesto claro y
transparente, son presupuestos externos (ver ejemplo)
*
Presupuesto para administración de la empresa. Este debe ser parte del sistema
de la contabilidad, por lo tanto, deber sumamente detallado para brindar
información sobre cómo y dónde se emplean los recursos monetarios de la empresa
y cómo se están generando los ingresos, pues es un presupuesto interno. (Ver
ejemplo)
Los
objetivos de un presupuesto se basan de acuerdo a las etapas del proceso
administrativo, entre ellos:
a)
Previsión: su fin es tener todo lo necesario para llevar a cabo el proyecto.
b)
Planeación: planea los resultados que se desea obtener.
c)
Organización: organiza, de acuerdo a los objetivos, todas las partes o
departamentos que conforman la empresa para encajarlos todos en un presupuesto
general.
d)
Integración: compagina todas las partes de la empresa en un objetivo en común.
e)
Dirección: Vigila que se cumpla el presupuesto y corregir desviaciones si las
hubiere.
f)
Control: controla las salidas y entrada de dinero para evitar diferencias
negativas entre lo planeado con el resultado de operaciones final.
Con estos procesos se facilitará la
labor presupuestaria de forma exitosa, estos pasos deben ser llevados a cabo
por todo el personal administrativo de cada departamento en conjunto con el
responsable de realizar el presupuesto. (Ver responsables de realizar el
presupuesto)
FASE 1. PLANEACIÓN
Se lleva a cabo generalmente en la
segunda mitad del año anterior al que se va a presupuestar. En este paso se
determinará lo que se va a hacer mediante la toma de decisiones frente a
diversas alternativas para alcanzar el (los) objetivo(s) propuesto(s). En este
paso se planeará las tendencias de las ventas, los costos, los precios,
márgenes de utilidad que se propone obtener, la rentabilidad, participación en
el mercado, etc. en base al análisis de la economía del país y las industriales.
Todo de acuerdo a la experiencia y desempeño de la empresa, con el fin de
predecir el futuro y no desperdiciar tiempo ni recursos.
Se efectúa, igualmente, la
evaluación de factores ambientales no controlados y el comportamiento de la
planeación estratégica y táctica, las políticas de la empresa, los objetivos
establecidos, etc. con el fin de que exista objetividad al tomar decisiones
sobre objetivos y estrategias de acción.
Una vez teniendo todo un plan de
acción, este será entregado a todos los departamentos o áreas de la empresa
para que elaboren su presupuesto parcial en base a ese plan. Cabe destacar que,
estos presupuestos parciales se deben realizarse tomando en cuenta la
coordinación que debe de existir entre todas sus partes para lograr enlazar con
el presupuesto maestro o general, por lo tanto, estos deben ser flexibles para
poder modificarse y adaptarse a las circunstancias. Su elaboración deben ser lo
más precisos posibles para no afectar al presupuesto general.
FASE 2. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Una
vez elaborados los presupuestos por cada departamento (sería algo como; el
departamento de ventas elaborará el presupuesto de ventas, el departamento de
finanzas el presupuesto de flujo de caja y tesorería, por poner algunos). En
base a ellos se preparan los Presupuestos Previos, que reciben este nombre
porque están sujetos a estudio, es decir, se revisan para ver si están bien o
si existen algún error o posibles discrepancias, que deben ser corregidos antes
de ser aprobados para dar lugar al Presupuesto Definitivo, en base al cual se
van a coordinar y controlar las actividades futuras del negocio.
Entre los presupuestos que más hacen
énfasis las empresas están los que componen los estados financieros como lo son
el balance general, el estado de ganancias y pérdidas y el estado de origen y aplicación de
fondos. Estos presupuestos son: presupuestos de ventas, existencia de
mercancías, compras, gastos, efectivo, etc.
Una vez todos los presupuestos
aprobados, se enlazan en un presupuesto general que mostrará los gastos totales
y los ingresos previstos, esto a través de un informe financiero que servirá de base para el proceso de
contabilidad de la empresa. En esta fase habrá:
* Un presupuesto de resultados esperados (Estado
de Ganancias y pérdidas)
* Un presupuesto de posición financiera lo
cual se verán los activos adquiridos por inversiones y las obligaciones
contraídas hacia el final
del período presupuestado (Balance General).
* Un
presupuesto de flujo de caja donde reflejará los ingresos y egresos esperados.
Por último, cabe destacar que en
esta fase el director de presupuesto consolida todos los presupuestos parciales
para determinar las actividades que se realizarán mes a mes por cada
departamento o área de la empresa. (Ver
ELABORACIÓN DE INFORME FINANCIERO PARA LA GERENCIA EMPRESARIAL)
FASE 3. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
Poner en marcha los planes con el
fin de lograr las metas propuestas a través de la eficiencia y eficacia en
cuanto a recursos físicos, financieros y/o humanos. Para llevar a cabo el
ejecute del presupuesto es indispensable tener una comunicación efectiva
constante entre todas las partes que integran el presupuesto general.
FASE 4. CONTROL PRESUPUESTARIO
Permite
determinar si las acciones realizadas se esta cumpliendo de acuerdo a lo
establecido previamente en el presupuesto general y, si no es así, cuánto es su
variación. Para ello, se debe analizar y cuantificar los resultados obtenidos
periódicamente por cada departamento responsable.
Lo
anterior se logra a través de los informes de desempeño, donde a partir de
ellos se analizaran las variaciones de los presupuestos fijos y/o flexibles
comparándolos con el presupuesto inicial y determinar así las razones de las
desviaciones e implementar correctivos o modificaciones, pues el principal
objetivo es predecir cualquier variación antes de verse totalmente afectados
negativamente por este. (Ver. Informes de
desempeño)
Es
importante que el presupuesto general se divida en meses para lograr una
adecuada administración, vigilancia y desempeño a través de los informes de
desempeño. Además, estos informes deben realizarse periódicamente por cada
departamento responsable para mantener la comparación de lo realmente hecho con
lo presupuestado, es decir, la retroalimentación es indispensable en esta fase.
En
el caso de que exista una variación muy notoria entre lo realmente hecho y con
lo presupuestado, la gerencia es la que debe analizar y decidir la alternativa
más conveniente para la empresa como medida de corrección y ajustes. Entre las
decisiones puede llevarse a cabo un cambio en el presupuesto general o un
cambio en los planes de operación.
Para
el cumplimiento óptimo de esta fase es indispensable basarse en los principios
de flexibilidad para cambiar el presupuesto o los planes cuando se considere
necesario, de unidad para unificar los departamentos en un mismo objetivo y
tener una buena organización de los mismos; pero al mismo tiempo tomar en
cuenta el principio de precisión, pues este le permitirá buscar la precisión en
sus acciones para lograr los objetivos que se propone desde un principio.
FASE 5. EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO
Consiste en los procedimientos de
seguimiento del presupuesto una vez se ha llevado a cabo las medidas
correctivas. En esta última fase, se establece a través de la observación y
seguimiento, si es satisfactorio o no los resultados obtenidos una vez aplicada
las medidas correctivas.
Para
el pleno funcionamiento de esta fase del presupuesto es muy importante conocer
que existen métodos para implementar estos controles, que garanticen el logro
de los objetivos. Estos métodos se convierten en sistemas, pues sus
aplicaciones son interrelacionadas entre sí.
Entre
los elementos a tomar en cuenta para un buen control presupuestal se tienen:
1. Establecer
y cumplir el tiempo o periodo en que se llevará a cabo lo presupuestado
(mayormente es de 1 año, igual al del periodo contable)
2. Planear
entre todos los responsables de cada departamento las acciones a llevarse a
cabo y cumplir con esas indicaciones lo más preciso posible (esto demuestra que
existe cooperación del grupo)
3. Analizar
los resultados, por departamento, y estudiar las alternativas con que se cuenta
para escoger la que mejor garantice el logro de los objetivos.
4. Trabajar
en base a una correcta coordinación, esta va a estar definida de acuerdo a las
políticas, objetivos y envergadura de la empresa. Esto determinará el trabajo o
función que debe cumplir cada jefe de departamento y el personal en general,
tomando en cuenta que uno deberá encargarse de vigilar los resultados que
obtenga su departamento a cargo. Una buena manera de mostrar los resultados
obtenidos es a través de gráficos que muestren los resultados obtenidos vs. los
presupuestados.
Recuerde
que para presupuestar, debe existir un manual donde todos los departamentos se
rijan, pues esto garantiza uniformidad y coordinación, por ende, un control
óptimo.
Ahora
bien, conociendo lo anterior, podremos abordar entonces el tema sobre el
sistema de control presupuestal.
Sistema de control presupuestal
Todo dentro de la empresa debe ser
una acción de interrelación, pues, la actitud y los resultados afectaran a
todos y distorsionará el logro de los objetivos, por ello, la elaboración de un
presupuesto y su logro no escapa de esta realidad. Es por esta razón que cada
departamento deberá tener un personal encargado (un responsable) de llevar a
cabo el control del presupuesto, sea este en cualquiera de sus fases (en su
pre-planeación, en su elaboración, en su ejecución, en su control y
evaluación). Igualmente, será su deber informar en todo momento a sus
subordinados sobre cualquier información de la empresa que sea relevante para
el presupuesto y los objetivos a lograr.
El método antes descrito determinará
el sistema que se llevará a cabo para elaborar el presupuesto dentro de una
empresa, teniendo presente que este será dinámico y flexible de acuerdo a las
funciones u objetivos de la organización. Pues, este es un proceso en
desarrollo paulatino y de mejoras a través de la adquisición de experiencias.
Claro esta, todo sistema
presupuestal debe estar apoyado con datos contables (la contabilidad de la
empresa) y administrativos, puesto que todo forma un conglomerado que se
interrelacionan entre sí. Por lo tanto, se puede resumir que el sistema
presupuestario es una herramienta de planeación y un dispositivo de control que
compara lo realizado realmente con lo presupuestado.
Dentro de una organización se
agrupan personas de diferentes culturas, edades, religiones, tradiciones, etc.
por lo tanto, tienden a ser personas con visiones diferentes frente a la vida y
a situaciones. Cada quien hace las cosas de forma desigual. Por esta razón, se
debe llevar a cabo manuales y normas que determinen la manera como se realizará
el trabajo. Sin embargo, hay causas que llevan al fracaso del presupuesto,
causas que se deben en general por faltas del grupo como un todo. Entre ellos
podemos destacar:
a. Desconocimiento
por parte de los integrantes del equipo de trabajo de los objetivos, planes,
políticas, misión y visión de la empresa.
b.
Ineficiencia en la administración de la empresa, y en la dirección, por ende,
en el control presupuestal.
c.
Inadecuado sistema contable, por lo tanto, en el sistema de costos.
d.
Mala organización y coordinación
e.
Criterios de los ejecutivos y profesionales pocos flexibles
f.
Poco apoyo de los directivos o del equipo de trabajo, falta de cooperación
g.
Pocos o insuficientes análisis y estudio de mercado. etc.
Esta de nuestra parte combatir lo
más posible estas causas a través del apoyo de profesionales con experiencia en
el área y tener una buena base de sistema contable.
Formato de los tipos de presupuestos
Al tener una idea de negocio, lo primero
que se debe hacer es elaborar el plan de inversión o presupuesto de inversión,
para luego elaborar los presupuestos de ingresos y egresos. (Tome en cuenta que se debe realizar muchos
más análisis y evaluaciones de proyectos cuando se va a tener un negocio en
marcha pero en este momento nos estamos enfocando sólo en los presupuestos.)
PRESUPUESTOS DE INVERSIÓN
PRESUPUESTOS DE COSTOS DE PRODUCCIÓN
PRESUPUESTO DE INGRESOS (VENTAS)
PRESUPUESTO DE COMPRAS
FLUJO DE CAJA
PRESUPUESTO DE TESORERÍA
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